Op deze pagina vind je een overzichtelijke, alfabetische lijst van termen die je als syndicus weleens zult tegenkomen. Gebruik de klikbare letters om snel een begrip op te zoeken, of scroll door de pagina en spijker je kennis van de terminologie bij.
A
Aandeel
Het percentage van het eigendom dat een individuele kavel vertegenwoordigt binnen een mede-eigendom. Dit aandeel bepaalt de verdeling van gemeenschappelijke kosten, stemrecht en verantwoordelijkheden in de VME. Deze aandelen, vastgelegd in de basisakte, zijn meestal uitgedrukt in duizendsten of tienduizendsten.
Aanwezigheidsquorum
Het minimum aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden dat nodig is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen tijdens een algemene vergadering. Bij de algemene vergadering van een VME is dit méér dan de helft van de mede-eigenaars (50% + 1) en moet minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigd zijn door de aanwezigen.
AAPD / Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie
De Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie beheert alle administratie omtrent het Patrimonium in Vlaanderen. De statuten van een VME worden hier ingeschreven. Meer info vind je hier.
Actief (boekhouding)
De bezittingen van het mede-eigendom, zoals gebouwen, apparatuur en financiële tegoeden. Activa worden in de balans weergegeven en geven een overzicht van de waarde en middelen van de organisatie. Op de balansrekening plaatsen we de activa tegenover de passiva.
Afpunten (boekhouding)
Het proces waarbij betalingen worden gekoppeld aan facturen en bankafschriften worden vergeleken met geboekte transacties. Dit zorgt voor nauwkeurigheid in de boekhouding, voorkomt dubbele boekingen en biedt een extra controle in de financiële situatie van de VME.
Afrekening
Definitieve berekening van alle kosten en opbrengsten aan het einde van een boekjaar of project. Dit overzicht helpt bij het bepalen van het financiële resultaat en eventuele bijstellingen. Na de afrekening kan het overschot teruggestort of het tekort opgevraagd worden bij de mede-eigenaars.
Algemene vergadering
Het hoogste beslissingsorgaan van een (VME), waar de mede-eigenaars samenkomen om belangrijke besluiten te nemen over het beheer van het gebouw en de gemeenschappelijke delen. Beslissingen omvatten onderhoud, financiën, reglementen, en de aanstelling van de syndicus. Meer info vind je hier.
AVG / GDPR
De Algemene Verordening van Gegevensbescherming of General Data Protection Regulation: De Europese wetgeving die de privacy en bescherming van persoonlijke gegevens regelt. Voor mede-eigendommen betekent dit naleving van regels omtrent het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens. Meer info vind je hier.
B
BA-verzekering / Burgerlijke Aansprakelijkheid
Een verplichte verzekering voor elke syndicus die bescherming biedt tegen schadeclaims van derden door onopzettelijke fouten van de syndicus of VME.
Balans (boekhouding)
Een financieel overzicht dat de activa en passiva van het mede-eigendom op een bepaald moment weergeeft. Het helpt bij het beoordelen van de financiële gezondheid en het vermogen van de organisatie om haar verplichtingen te voldoen.
Basisakte
Een van de statuten van de VME. Deze notariële akte legt vast hoe het gebouw is opgedeeld in gemeenschappelijke en privatieve delen en bepaalt de aandelen ervan. Het is het juridische fundament voor de werking van de VME en het bepaalt de structuur voor het beheer van de gemeenschappelijke delen. De concrete regels voor het beheer staan in het andere statuut, het reglement van mede-eigendom.
Bedrag van mededinging
Een door de algemene vergadering vastgesteld financieel drempelbedrag. Bij opdrachten boven dit bedrag moet de syndicus meerdere offertes aanvragen om transparantie, kostenefficiëntie en kwaliteit te waarborgen. Onder dit bedrag is dit niet verplicht. Zo voorkomt de VME overbetalingen en bevordert men een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding.
Bijzondere algemene vergadering
Een extra vergadering van de VME, buiten de reguliere algemene vergadering, om dringende of specifieke zaken te bespreken die niet kunnen wachten tot de volgende jaarlijkse vergadering. Mede-eigenaars komen samen om beslissingen te nemen over bijvoorbeeld noodreparaties of onverwachte financiële kwesties.
Blokpolis
Een verzekering die alle onverwachte schade aan het volledige gebouw dekt, zowel voor de private als de gemeenschappelijke delen. Afhankelijk van de statuten van de VME is deze verzekering wel of niet verplicht, maar zelfs wanneer deze niet verplicht is, is het sterk aangeraden er een af te sluiten.
Bodemattest
Een rapport over de bodemkwaliteit en eventuele vervuiling van een terrein. Dit is vaak vereist bij de verkoop of verhuur van onroerend goed om te garanderen dat de grond geschikt is voor gebruik.
Boeking
Het registreren van financiële transacties in de boekhouding, zoals inkomsten en uitgaven. Elke boeking wordt vastgelegd als debit of credit om de financiële situatie correct weer te geven.
Boekjaar
De periode van 12 maanden waarover de financiële rekeningen worden opgemaakt en verantwoord. Dit kan overeenkomen met het kalenderjaar, maar dat hoeft niet.
C
CODA-bestanden
Digitale rekeninguittreksels die gedetailleerde informatie bevatten over alle transacties van een specifieke rekening, zoals betalingen en stortingen. Deze gecodeerde bestanden worden door banken aangeboden en kunnen automatisch in je boekhouding worden ingelezen en verwerkt, zodat je geen handmatige invoer meer hoeft te doen.
Commissaris van de Rekeningen / Rekencommissaris
Het controleorgaan van de VME dat nakijkt dat de VME financieel gezond blijft en er geen boekhoudkundige fouten gebeuren. Deze rol kan opgenomen worden door een van de mede-eigenaars of een externe professional, maar nooit door de syndicus zelf. Tijdens elke jaarlijkse algemene vergadering verkiest of herverkiest de VME een commissaris.
Credit (boekhouding)
Boekhoudkundige term voor een boeking die een rekening verhoogt (zoals inkomsten of activa) of een schuld vermindert. Het wordt gebruikt om inkomsten of vermogensstijgingen in de boekhouding vast te leggen. Dit is de tegenhanger van debit.
Creditnota
Document dat een vermindering of correctie op een eerder verzonden factuur weergeeft. Het wordt gebruikt om een fout te corrigeren of een terugbetaling aan te geven.
D
Dagboek (boekhouding)
Een logboek waarin men alle financiële transacties van een organisatie, zoals een VME, chronologisch bijhoudt. Het is het eerste document waarin een transactie wordt vastgelegd en vormt de basis voor de jaarrekening. Vaak zijn er meerdere dagboeken, dit zijn de belangrijkste voor in een VME:
• Kasboek
Hierin houdt men alle inkomsten en uitgaven in contant geld bij.
• Bankboek
Dit dagboek registreert alle banktransacties van de VME, zoals stortingen, afschrijvingen en overschrijvingen.
• Aankoopdagboek
Hierin registreert men alle aankopen van de VME, zoals materiaal, diensten en investeringen.
• Inkomsten- en uitgavendagboek
Dit dagboek biedt een overzicht van alle inkomsten (zoals huurinkomsten en provisies) en uitgaven (zoals leveranciersfacturen en loonkosten) van de VME.
• Provisie dagboek
Hierin houdt men specifiek de provisies bij die de mede-eigenaars betalen voor toekomstige kosten.
• Diversen dagboek
In dit dagboek worden alle overige transacties geboekt die niet onder de andere categorieën vallen, zoals boetes, rente en incidentele inkomsten.
Geen van deze dagboeken zijn verplicht voor een VME, maar ze vergemakkelijken de boekhouding wel aanzienlijk, zeker bij een groot gebouw.
Dagorde
Een lijst van punten en onderwerpen die tijdens een (algemene) vergadering besproken zullen worden en zorgt voor een gestructureerde en efficiënte afhandeling van de vergadering.
Debit (boekhouding)
Boekhoudkundige term voor een boeking die een rekening verlaagt of een schuld verhoogt. Het wordt gebruikt om uitgaven of vermogensdalingen in de boekhouding vast te leggen. Dit is de tegenhanger van credit.
Dubbele boekhouding
Boekhoudsysteem waarbij je elke transactie twee keer registreert: eenmaal als debit en eenmaal als credit. Dit zorgt voor een evenwichtige en nauwkeurige financiële administratie. Bij een grote VME (meer dan 20 kavels) is een dubbele boekhouding verplicht; voor kleinere VME’s is het sterk aanbevolen.
E
Eindafrekening
Definitieve berekening van alle kosten en opbrengsten aan het einde van een boekjaar of project. Het biedt een overzicht van het financiële resultaat en eventuele bijstellingen die nodig zijn.
EPC
Energieprestatiecertificaat: Een verplicht certificaat dat de enerige-efficiëntie van een gebouw beoordeelt met een letterscore van A tot F. Het geeft aan hoe energiezuinig het gebouw is en indiceert zo of de energieprijzen hoog of laag zijn bij het gebruik. Meer info vind je hier.
Erfpacht
Het recht om een stuk grond of onroerend goed te gebruiken voor een bepaalde periode, meestal tegen een jaarlijkse vergoeding, zonder eigenaar te zijn. Dit recht wordt vaak vastgelegd in een contract.
ESG / Environmental, Social, Governance
De criteria die de duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid van een onderneming beoordelen. Voor mede-eigendommen kan dit invloed hebben op de keuze voor duurzame en ethische praktijken.
Exploitatierekening
Financieel overzicht van alle operationele inkomsten en uitgaven gedurende een specifieke periode. Het toont hoe goed de VME financieel presteert in haar dagelijkse activiteiten.
F
Forfaitaire kosten
Vaste kosten die niet variëren met het verbruik of gebruik, maar vooraf zijn vastgesteld. Dit kunnen administratieve kosten of standaard kosten voor bepaalde diensten zijn.
G
Gemeenschappelijke delen
Delen van een gebouw die gezamenlijk eigendom zijn van alle mede-eigenaars, zoals hallen, trappenhuizen en liften. Deze delen worden gezamenlijk onderhouden en beheerd.
Grootboek
Overzichtelijke verzameling van alle financiële rekeningen van een organisatie (zoals een VME), met inbegrip van debet- en creditboekingen. Het biedt een gedetailleerd beeld van alle financiële transacties.
Grootboekrekening
Individuele rekening binnen het grootboek die specifieke soorten transacties bijhoudt, zoals kas, bank, of debiteuren. Deze rekeningen helpen bij het organiseren en analyseren van de financiële gegevens.
H
Huurwaardeverhouding
De verhouding tussen de huurprijs van een eigendom en de waarde van dat eigendom. Het dient om de rendabiliteit van een investering in vastgoed te beoordelen.
I
Inventaris
Lijst van alle bezittingen en goederen van het mede-eigendom, inclusief gemeenschappelijke en privé-eigendommen. Het helpt bij het bijhouden en beheren van alle eigendommen en middelen.
J
Jaarrekening
Een verplichte jaarlijkse rekening opgesteld door de syndicus, gepresenteerd tijdens de algemene vergadering. Deze rekent de uitgaven en inkomsten uit, met een balans, resultatenrekening en kasboek, afhankelijk van de grootte van het mede-eigendom.
K
Kavel
Een afgebakend stuk grond of eenheid binnen een gebouw dat eigendom is van een individu binnen het mede-eigendom. Het kan zowel een appartement als een commerciële ruimte zoals een garage zijn.
KBO / Kruispunt van Ondernemingen
Het Belgisch register waarin alle ondernemingen zijn opgenomen met hun basisgegevens. Elk mede-eigendom dat als VME is geregistreerd, heeft een uniek KBO-nummer. Ook elke syndicus moet bij de KBO ingeschreven zijn.
Kwijting
De formele goedkeuring door de mede-eigenaars van de jaarrekening, het beheer van de syndicus of de commissaris van de rekeningen tijdens de algemene vergadering. De kwijting ontslaat hen van verdere aansprakelijkheid voor dat boekjaar. Daarna kan er een nieuwe syndicus of commissaris aangesteld worden, of kan dezelfde persoon herverkozen worden.
L
Lasthebber
Een persoon die door een andere persoon (de lastgever) gemachtigd is om namens hem bepaalde handelingen te verrichten. In een VME is dit meestal iemand zijn die tijdens de algemene vergadering met een volmacht stemt in naam van iemand anders.
M
Mede-eigendom (gedwongen, vrijwillig of toevallig)
Wanneer meerdere personen eigenaar zijn van hetzelfde onroerend goed, spreken we van mede-eigendom. Dit kan op verschillende manieren ontstaan en heeft verschillende juridische gevolgen. Mede-eigendom kan gedwongen, vrijwillig of toevallig zijn, elk met eigen kenmerken en voorwaarden.
• Gedwongen mede-eigendom
Deze vorm ontstaat automatisch door de wet. Wanneer je een appartement koopt in een gebouw met meerdere eigenaars, word je automatisch mede-eigenaar van de gemeenschappelijke delen zoals de inkomhal, traphal, lift en tuin. In deze situatie heb je als eigenaar geen keuze in het mede-eigendom. Bovendien word je deel van de verplichte Vereniging van Mede-eigenaars (VME) die het gebouw beheert.
• Vrijwillig mede-eigendom
Deze vorm ontstaat door een overeenkomst tussen twee of meer personen die samen besluiten een onroerend goed aan te kopen en dus gezamenlijk eigenaar worden. Het is gebaseerd op een bewuste keuze, waarbij de eigenaars afspraken kunnen maken over de verdeling van kosten en rechten. Er is vaak geen verplichte VME, maar er kan wel voor gekozen worden er een op te richten.
• Toevallig mede-eigendom
Deze vorm ontstaat meestal door een erfenis of schenking, waarbij meerdere erfgenamen of begunstigden samen eigenaar worden van een bepaald goed. Deze vorm van mede-eigendom is niet gepland, maar volgt uit een gebeurtenis. De eigenaars kunnen vragen om het mede-eigendom te beëindigen en het goed te verkopen. Er is geen verplichte VME, maar er kan wel voor gekozen worden er een op te richten.
Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR)
Een gestandaardiseerd schema voor de boekhouding van VME’s, dat zorgt voor uniforme en controleerbare financiële gegevens. Het maakt het makkelijker om uitgaven en inkomsten bij te houden en te vergelijken.
MJOP / Meerjarenonderhoudsplan
Een plan waarin men het onderhoud en de vernieuwing van de gemeenschappelijke delen van een gebouw voor de komende jaren plant en budgetteerd. Dit helpt bij het efficiënt beheren van onderhoudskosten.
N
Nutsvoorzieningen
Diensten zoals water, gas, elektriciteit en verwarming die aan het gebouw worden geleverd. De kosten voor deze voorzieningen verdeelt de VME meestal onder de mede-eigenaars.
O
Ondernemingsnummer
Het unieke identificatienummer dat aan organisaties zoals de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) wordt toegekend bij registratie in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dit nummer wordt gebruikt voor officiële en administratieve doeleinden.
Opstalrecht
Het recht om een gebouw of constructie op, boven of onder een perceel grond van iemand anders te hebben. Dit recht is meestal tijdelijk en wordt vastgelegd in een overeenkomst.
P
Passief (boekhouding)
De verplichtingen en schulden van het mede-eigendom, zoals leningen, openstaande rekeningen en te betalen kosten. Op de balansrekening plaatsen we de passive tegenover de activa.
Patrimoniumdocumentatie
Documenten die de eigendomsstructuur en -verdeling van een mede-eigendom beschrijven. Deze omvatten de basisakte, het reglement van mede-eigendom en andere juridische stukken.
Permanent werkkapitaal
Een eenmalige bijdrage aan het werkkapitaal van een mede-eigenaar bij aankoop van een kavel, gebruikt om een financiële buffer te vormen. Dit voorkomt negatieve saldi op de zichtrekening na grote uitgaven, vooral aan het begin van het boekjaar.
Privatieve delen
De delen van een gebouw die exclusief eigendom zijn van een individuele mede-eigenaar, zoals een appartement of een garage. Deze delen vallen buiten de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.
Proef- en saldibalans
Financieel overzicht dat debet- en creditposten van grootboekrekeningen aan het einde van een boekhoudperiode toont. Deze balans helpt bij het opsporen van fouten en het voorbereiden van de jaarrekening.
Professionele syndicus
Een beroepsmatige beheerder van mede-eigendommen die tegen betaling de administratieve en technische taken uitvoert. Deze persoon of organisatie wordt gewoonlijk aangesteld en betaamd door de VME.
Proptech
Property Technology: Technologieën en innovatieve oplossingen die de vastgoedsector verbeteren, zoals slimme gebouwen, digitale platforms voor beheer en geautomatiseerde processen.
Provisie
Vooraf ingeschatte bedragen die mede-eigenaars betalen om toekomstige gemeenschappelijke kosten te dekken. Dit voorkomt financiële tekorten en zorgt voor een voorspelbare cashflow.
Q
Quorum
Het minimum aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden dat nodig is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen tijdens een algemene vergadering. Bij de algemene vergadering van een VME is dit méér dan de helft van de mede-eigenaars (50% + 1) en moet minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigd zijn door de aanwezigen.
Quotiteit
Het percentage van het eigendom dat een individuele kavel vertegenwoordigt binnen een mede-eigendom. Dit aandeel bepaalt de verdeling van gemeenschappelijke kosten, stemrecht en verantwoordelijkheden in de VME. Deze aandelen, vastgelegd in de basisakte, zijn meestal uitgedrukt in duizendsten of tienduizendsten.
R
Raad van mede-eigendom
Het orgaan dat de syndicus bijstaat en controleert. De raad bestaat uit mede-eigenaars en zorgt voor toezicht op het beheer en de naleving van beslissingen van de algemene vergadering. De Raad van Mede-eigendom is verplicht vanaf 20 kavels in één mede-eigendom.
Reglement van mede-eigendom
Een van de statuten van de VME. Dit reglement bevat de concrete regels voor het dagelijks leven in het gebouw, zoals het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes en de rechten en plichten van de mede-eigenaars. Het reglement bepaalt ook hoe besluiten worden genomen binnen de VME. Het andere statuut is de basisakte.
• Reglement van interne orde
Het reglement van interne orde is een verplicht onderdeel van het reglement van mede-eigendom, met informele regels voor het dagelijks leven in het gebouw en de algemene vergadering. Het wordt vaak verward met het reglement van mede-eigendom, maar is aanvullend en dus ondergeschikt daaraan.
Rentmeester
Een professional die in opdracht van een eigenaar het beheer van hun privatieve delen verzorgt. In tegenstelling tot een syndicus, die zich richt op gemeenschappelijke delen, beheert de rentmeester individuele verhuurde panden, inclusief verhuur, onderhoud, technische zaken en financiële administratie. Een rentmeester is nooit verplicht.
Reservekapitaal / Reservefonds
Een rekening die functioneert als spaarrekening voor grotere, minder frequente uitgaven zoals groot onderhoud of vervangingen. Er moet altijd een minimumbedrag op staan, gebaseerd op het aantal kavels en de geschatte kosten. De mede-eigenaars storten maandelijks, per kwartaal of jaarlijks bijdragen op deze rekening.
Resultatenrekening
De resultatenrekening wordt ook wel de winst-en-verliesrekening genoemd. Het is een weergave van alle opbrengsten en kosten van het afgelopen boekjaar. Op het einde van de rit houd je verlies of winst over.
S
Schadedossier
Documentatie van een schadegeval met details over de oorzaak, omvang en afhandeling. Dit dossier wordt gebruikt voor verzekeringsclaims en het coördineren van reparaties.
Statuten van de VME
Regels en bepalingen die vanaf de oprichting van de VME de organisatie en het beheer ervan vastleggen. De twee standaard statuten zijn de basisakte en het reglement van mede-eigendom.
T
Tijdelijke syndicus
Een persoon die tijdelijk de taken van de syndicus op zich neemt, bijvoorbeeld bij de oprichting van een nieuwe VME, het vertrek van de vaste syndicus, of bij geschillen. Deze vervangt tijdelijk de vaste syndicus en beheert de gemeenschappelijke delen, financiële administratie en vergaderingen totdat een permanente syndicus is aangesteld.
V
Verdeelsleutel
De boekhoudkundige methode waarmee de VME gemeenschappelijke kosten en inkomsten verdeelt onder de mede-eigenaars. De verdeelsleutel, vastgelegd in de basisakte, is gebaseerd op de aandelen van elk privaat deel. De basisakte kan ook meerdere verdeelsleutels inroepen, zoals een specifieke verdeelsleutel voor kavels die de lift gebruiken.
Vereniging van mede-eigendom / VME
Juridische entiteit die bestaat uit alle mede-eigenaars van een gebouw. De VME is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en besluitvorming betreffende de gemeenschappelijke delen. In Vlaanderen is een VME verplicht vanaf dat er meer dan één eigenaar is.
Volmacht / Procuratie
Een bevoegdheid die een mede-eigenaar verleent aan een ander persoon om in diens naam te handelen bij vergaderingen of beslissingen, en die zowel schriftelijk als mondeling kan worden vastgelegd.
Vrijwillige syndicus / Occasionele syndicus
Een mede-eigenaar die zonder professionele achtergrond of vergoeding de taken van de syndicus op zich neemt. Lees hier meer.
W
Werkkapitaal
Een rekening die functioneert als een zichtrekening en die de VME gebruikt voor dagelijkse uitgaven zoals onderhoud en nutsvoorzieningen. De mede-eigenaars vullen het werkkapitaal aan met maandelijkse of driemaandelijkse voorschotten of provisies. Aan het einde van het boekjaar krijgen ze het overschot terugbetaald of de vraag om het tekort bij te betalen.
Heb je het antwoord op je vraag nog niet gevonden in de woordenlijst? Neem dan gerust contact op met onze specialist, die helpt je graag verder!
Probeer SyndicusOnline nu 30 dagen gratis
Ontdek hoe SyndicusOnline je niet alleen de nodige kennis en hulp biedt, maar je ook helpt bij je taken als vrijwillige syndicus door het 30 dagen gratis te proberen!
