Niet alleen de syndicus heeft een belangrijke rol binnen de VME; er moet ook een commissaris van de rekeningen zijn, ook wel bekend als de rekencommissaris. Deze persoon zorgt voor een onafhankelijke controle van de financiële administratie en draagt bij aan het behoud van vertrouwen onder de mede-eigenaars. In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over de commissaris van de rekeningen.
Wat is een commissaris van de rekeningen precies?
Elk jaar benoemt of herbenoemt de VME tijdens de algemene vergadering een commissaris van de rekeningen. Deze commissaris is verantwoordelijk voor het controleren van de financiële rapporten en de boekhouding van de syndicus.
Deze rol kan ingevuld worden door een mede-eigenaar of een externe professional, maar nooit door de syndicus zelf. De commissaris zorgt ervoor dat de financiële gezondheid van de VME gewaarborgd blijft.
Het belang van de commissaris
De rekeningcommissaris vervult een sleutelrol binnen de VME. Hij of zij zorgt ervoor dat de geldzaken correct worden beheerd, wat van groot belang is voor het voorkomen van fouten en het behouden van het vertrouwen binnen het mede-eigendom.
Belangrijk! De rekencommissaris is een adviserende functie. Als commissaris ga je zelf géén berekeningen maken of betalingen voor de VME uitvoeren. Je gaat enkel na en rapporteert of de syndicus deze taken correct uitvoert.
Verantwoordelijkheden
De belangrijkste taken van de commissaris van de rekeningen zijn:
- Controle van de financiële administratie: De commissaris controleert minstens één keer per jaar de financiële verslagen en rapporten van de syndicus. Hierbij neemt hij of zij het journaal, grootboek en de afrekeningen onder de loep.
- Steekproefsgewijze controles: De commissaris kan willekeurige controles uitvoeren op facturen, bankmutaties, en andere boekhoudkundige documenten om te verzekeren dat alles correct verloopt.
- Onafhankelijke beslissingen: Bij ernstige tekortkomingen kan de commissaris de syndicus verzoeken een algemene vergadering samen te roepen om de situatie te bespreken.
- Communicatie onderhouden: Doorheen het boekjaar kunnen mede-eigenaars en leden van de Raad van mede-eigendom de commissaris informeren over aandachtspunten, die dan worden meegenomen in de controle.
-
Verslag uitbrengen: Tijdens de algemene vergadering brengt de commissaris een mondeling en schriftelijk verslag uit van zijn of haar bevindingen. Dit verslag biedt inzicht in de financiële gezondheid van de VME en maakt eventuele onregelmatigheden duidelijk.
De lay-out en lengte van dit document hangen af van de grootte van het gebouw. Er moet wel altijd een duidelijke oplijsting van de gedane controles en mogelijke opmerkingen in staan.
Tijdens de jaarlijkse algemene vergadering wordt de commissaris ook verlost van de verantwoordelijkheden voor het afgelopen boekjaar. Dit noemen we de kwijting syndicus. Daarnaast beslist de VME tijdens de vergadering of de huidige commissaris nog een jaar de functie blijft vervullen, of dat ze er een nieuwe aanwijzen.
Vereisten voor de commissaris van de rekeningen
Hoewel de functie van rekencommissaris geen formele vereisten heeft, helpt een basiskennis van boekhouding en administratie zeker. Als je deze niet hebt, kan een online platform met een boekhoudmodule, zoals SyndicusOnline, hier zeker bij helpen. Verder is het belangrijk dat de commissaris voldoende tijd kan investeren om de taken goed uit te voeren.
Krijgt de commissaris een vergoeding?
Tijdens de algemene vergadering bepaalt de VME de vergoeding voor de commissaris van de rekeningen. Een mede-eigenaar die de functie vrijwillige vervult, kan kiezen voor een symbolische vergoeding of zelfs afzien van betaling. Als je een externe deskundige aanstelt, zal de vergoeding waarschijnlijk hoger zijn, afhankelijk van de complexiteit van de taken.
Syndicus Terminologie
Vind vlot een duidelijke uitleg voor alle termen die je als syndicus moet kennen in onze alfabetische en overzichtelijke woordenlijst.