Inhoud van deze pagina
Op deze pagina bekijken we de verschillen tussen het werkkapitaal en het reservekapitaal, de twee verplichte rekeningen van elke VME in Vlaanderen. Welke gebruik je wanneer? En hoe vult de VME ze aan na gedane kosten? Hier vind je een overzicht van de functies van beide fondsen en hoe ze bijdragen aan de financiële gezondheid van je VME, en dus ook aan de stabiliteit van je gedeelde woonomgeving.
Het werkkapitaal: de ‘zichtrekening’
Het werkkapitaal fungeert als het fonds waarmee de vereniging van mede-eigenaars de lopende kosten dekt, zoals onderhoud, schoonmaak en nutsvoorzieningen.
De mede-eigenaars storten periodieke voorschotten, die berekend zijn op basis van hun aandeel in het mede-eigendom en de goedgekeurde begroting. De algemene vergadering beslist over de frequentie van deze betalingen (maandelijks, driemaandelijks, etc.). Aan het einde van het boekjaar volgt een afrekening. Bij een overschot ontvangen de eigenaars een terugbetaling, bij een tekort vraagt de VME ze om bij te betalen.
Het permanente werkkapitaal is een eenmalige bijdrage van elke nieuwe mede-eigenaar bij de aankoop van een kavel. Dit bedrag wordt berekend op basis van de begroting en het aandeel van de mede-eigenaar en vormt een extra buffer voor het werkkapitaal.
Het reservekapitaal: de ‘spaarrekening’
Het reservekapitaal, ook wel reservefonds genoemd, fungeert als de financiële buffer voor de vereniging van mede-eigenaars. Dit fonds is bedoeld voor grote, minder frequente uitgaven, zoals grootschalig onderhoud of de onvoorziene vervanging van essentiële gemeenschappelijke delen. Sinds 1 januari 2019 is het reservefonds verplicht voor alle Vlaamse VME’s vanaf 5 jaar na de voorlopige oplevering.
Er bestaat echter een ‘ontsnappingsclausule’. Met een 4/5e meerderheid van stemmen kunnen de mede-eigenaars beslissen om het reservekapitaal niet aan te leggen of te stoppen met verdere stortingen. Hoewel deze clausule opgenomen is in de wet, raden we deze optie af, om de financiële stabiliteit van je VME te waarborgen.
De wet bepaalt dat de jaarlijkse bijdrage aan het reservekapitaal minimaal 5% van de gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar bedraagt. Mede-eigenaars storten deze bijdrage op maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse basis. De exacte hoogte van de bijdrage wordt bepaald door de jaarlijkse algemene vergadering.
De voornaamste verschillen tussen de twee fondsen
Naast het feit dat je het werkkapitaal en het reservekapitaal voor verschillende doeleinden gebruikt, zijn er nog enkele belangrijke verschillen. Ten eerste vereist de wet dat beide fondsen op aparte bankrekeningen staan. Dit voorkomt verwarring bij de betaling van rekeningen en vergemakkelijkt de boekhouding van de syndicus.
Een ander belangrijk verschil is het eigendom van de fondsen bij de verkoop van een kavel.
Het reservekapitaal blijft volledig eigendom van de VME en wordt dus niet terugbetaald bij verkoop. Het ongebruikte werkkapitaal dat door de verkoper is bijgedragen, wordt wel terugbetaald aan de verkoper. Daarnaast wordt bij verkoop van een kavel het volledige aandeel van het permanente werkkapitaal terugbetaald aan de verkoper en opnieuw opgevraagd bij de nieuwe eigenaar.
Gebruik de juiste hulpmiddelen
Het beheren van twee verschillende fondsen die invloed hebben op je hele gebouw kan een flinke uitdaging lijken, maar dat hoeft het helemaal niet te zijn. Met de juiste tools en ondersteuning is het zelfs best eenvoudig.
Met de boekhoudmodule van SyndicusOnline sla je alle documenten en uitgaven centraal en vlot vindbaar op, terwijl de software de complexe berekeningen voor je uitvoert. Je krijgt direct inzicht in de financiële situatie van je VME, zonder je druk te hoeven maken over ingewikkeld cijferwerk.
Daarnaast krijg je met SyndicusOnline toegang tot het Expertencentrum, waar je in direct contact staat met adviserende specialisten die je helpen bij al je specifieke vragen en problemen. Zo krijg je altijd het juiste advies en kun je efficiënt verder met het beheer van je VME.
Probeer SyndicusOnline nu 30 dagen gratis
Ontdek hoe SyndicusOnline je helpt bij je taken als vrijwillige syndicus door het 30 dagen gratis te proberen! Of maak een afspraak met onze expert.