Ben je eigenaar van een appartement en overweeg je om vrijwillige syndicus te worden? Goed plan! Zo verlaag je de kosten voor jezelf en je mede-eigenaars aanzienlijk en behoud je de controle over je gebouw. Het is wel belangrijk om eerst goed te begrijpen wat dit precies inhoudt, want een syndicus heeft best wat taken en verantwoordelijkheden.
In dit artikel bekijken we wat een vrijwillige syndicus wel en niet doet, en hoe je deze rol succesvol uitvoert.
Verantwoordelijkheden van de syndicus
Als syndicus ben je verantwoordelijk voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van het gebouw.
Belangrijk: Je maakt alleen zelf beslissingen bij kleine onderhoudswerken en noodgevallen. Voor alle andere zaken voer je de beslissingen van de algemene vergadering uit. Het takenpakket van een syndicus is ingedeeld in drie categorieën:
1. Administratief:
Administratie is een van je kernverantwoordelijkheden. Hieronder valt:
- Vergaderingsbeheer: Je organiseert en leidt de jaarlijkse algemene vergadering van je VME, maakt notulen en beheert het archief. Na de vergadering ben je ook verantwoordelijk voor de uitvoering van de besproken punten.
- Communicatie: Je bent het aanspreekpunt van je mede-eigenaars voor alles wat betreft de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Daarnaast stuur je hen de nodige documenten en informatie.
- Afsluiten en beheren van verzekeringen: Je zorgt ervoor dat de benodigde verzekeringen voor de gemeenschappelijke delen van je gebouw in orde zijn.
2. Financieel:
Als syndicus regel je ook de financiën van de vereniging van mede-eigenaars. Dit omvat:
- Boekhouding: Je beheert de boekhouding, maakt de jaarrekening op, int de voorschotten van je mede-eigenaars en betaalt leveranciers.
- Beheer van inkomsten en uitgaven: Je beheert zowel het werkkapitaal (de zichtrekening van de VME) als het reservekapitaal (de spaarrekening van de VME).
- Budgettering: Je stelt het jaarlijkse financieel plan van de VME op en bewaakt de naleving ervan.
3. Technisch:
Naast de paperassen van je VME, sta je ook in voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Hierbij hoort:
- Klein onderhoud: Je volgt meldingen van problemen op en zorgt dat herstellingen en onderhoud aan de gemeenschappelijke delen uitgevoerd worden.
- Technische keuringen: Je volgt de (verplichte) technische keuringen van het gebouw en de installaties op.
- Renovaties: Je coördineert grotere renovaties en zorgt voor de nodige vergunningen.
Buiten deze taken kun je nog andere opdrachten krijgen van de algemene vergadering, zoals het vertegenwoordigen van de VME in juridische geschillen.
Waarvoor ben je NIET verantwoordelijk als syndicus?
Het is bijna even belangrijk om te weten wat een syndicus niet doet, om misverstanden te voorkomen:
- Privédelen: Als syndicus ben je niet verantwoordelijk voor het onderhoud of herstellingen van de private delen van het gebouw, zoals het leggen van een nieuwe vloer in een appartement of onderhoud van een privétuin. De kosten voor deze zaken zijn ten laste van de individuele eigenaar.
- Bemiddeling tussen eigenaars: De syndicus bemiddelt niet in burenruzies of persoonlijke geschillen tussen eigenaars.
- Autonome beslissingen over werkzaamheden: Behalve in noodgevallen, zoals een waterlek, maak je geen beslissingen over werkzaamheden zonder goedkeuring van de VME.
- Dagelijks onderhoud: Technisch onderhoud is een van je taken, maar je bent niet verantwoordelijk voor dagelijks onderhoud zoals het leegmaken van de vuilnisbakken of het snoeien van de tuin.
Voor alle zaken waarvoor de syndicus niet verantwoordelijk kan worden gehouden, schakelt de VME externe professionals in.
Extra tips
- Volg een opleiding of gebruik online kennisbronnen: Er zijn verschillende (online) cursussen beschikbaar voor startende vrijwillige syndici, zoals die van SmartSyndic of Syntra. Daarnaast vind je online ook tal van informatiebronnen, zoals SyndicusKiezen, of notaris.be. Ook op de officiële website van Vlaanderen vind je heel wat extra info.
- Maak gebruik van de juiste online tools: Gebruik een platform zoals SyndicusOnline, dat je rol als syndicus een stuk simpeler maakt en heel wat taken voor je automatiseert.
- Delegeer je taken: Je hoeft zeker niet alles zelf te doen als syndicus. Zo kan je taken delegeren aan andere mede-eigenaars of professionals inschakelen waar nodig.
- Wees transparant naar je medebewoners toe: Je mede-eigenaars hebben waarschijnlijk even weinig of minder ervaring met het beheren van een mede-eigendom. Houd hen daarom goed op de hoogte van wat je doet en wat niet (en waarom) en geef regelmatig updates.
Hou goed bij welke taken wel en niet bij jou terecht moeten komen en gebruik onze extra tips om nog beter voorbereid te zijn voordat je begint.
Heb je behoefte aan extra begeleiding of advies voor je specifieke woonsituatie? Maak een afspraak met onze expert.
Klaar om te starten?
Probeer SyndicusOnline nu gratis voor 30 dagen en ontdek zelf hoe ons platform je bij al je syndicale taken helpt!
