Wat moet je bespreken op de algemene vergadering van je VME?

Elke vereniging van mede-eigenaars (VME) moet jaarlijks een algemene vergadering houden. De wetgeving rond deze vergadering is best uitgebreid en complex. Daarom sommen we in dit artikel overzichtelijk op wat je verplicht moet bespreken en geven we je enkele aanvullende tips.

Belangrijk: Dit artikel richt zich alleen op de jaarlijkse algemene vergadering. Er bestaat ook een bijzondere algemene vergadering. Deze wordt ingeroepen voor dringende beslissingen of op verzoek van één of meer mede-eigenaars die samen meer dan 20% van de aandelen bezitten. Bij een bijzondere vergadering behandel je alleen de agendapunten die relevant zijn voor de specifieke reden van de vergadering.

Verplichte agendapunten van de algemene vergadering

Als syndicus is het jouw verantwoordelijkheid om de jaarlijkse algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars voor te bereiden. Hier is een overzicht van de verplichte agendapunten die je wettelijk moet bespreken:

1. De voorzitter en secretaris: Aan het begin van de vergadering worden een voorzitter en een secretaris benoemd. De voorzitter leidt de vergadering, terwijl de secretaris de notulen opstelt en ondertekent. De syndicus kan niet als voorzitter optreden, maar wel als secretaris.
2. Het jaarverslag van de syndicus: Je stelt elk jaar een verslag op over het beheer van de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Dit verslag biedt zowel inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden als in de staat van het gebouw.
3. De goedkeuring van de jaarrekening: Je bereidt de jaarrekening voor, die een overzicht geeft van de inkomsten en uitgaven van het afgelopen jaar. Deze bevat dan ook een financieel verslag en een controlerapport van de commissaris van de rekeningen. Tijdens de vergadering wordt deze jaarrekening met een stemming goedgekeurd door de mede-eigenaars (zie het punt stemming bij belangrijke extra informatie).
4. De kwijting van de syndicus: Bij de kwijting bevestigen de mede-eigenaars dat je je taken als syndicus correct hebt uitgevoerd en dat er geen verdere verantwoordelijkheid meer is voor de activiteiten van het afgelopen boekjaar.
5. De vaststelling van de begroting: De begroting voor het komende boekjaar wordt besproken en goedgekeurd. Deze begroting schetst de verwachte inkomsten en uitgaven en vormt dus de financiële basis voor het boekjaar.
6. De benoeming of herbenoeming van de commissaris van de rekeningen: De commissaris van de rekeningen controleert de financiële verslagen en zorgt dus voor onafhankelijke controle. Elk jaar moet deze persoon benoemd of herbenoemd worden.
7. De benoeming of herbenoeming van de syndicus: Elk jaar moet de syndicus benoemd of herbenoemd worden, zodat de taakverdeling en verantwoordelijkheden helder zijn voor het komende jaar.

---

Aanbevolen agendapunten van de algemene vergadering

Naast de verplichte punten zijn er enkele aanvullende agendapunten die je kunt overwegen om te bespreken of die alleen verplicht zijn wanneer ze van toepassing zijn:

1. Voorstellen voor renovatie of onderhoud: De vergadering is een kans om voorstellen voor renovaties of onderhoudswerkzaamheden aan te brengen. Zorg ervoor dat je voorbereid bent om de voordelen en kosten van deze voorstellen te bespreken. Hierdoor kunnen je mede-eigenaars weloverwogen beslissingen nemen.
2. Veranderingen in de regels of statuten: Bespreek eventuele noodzakelijke wijzigingen in de regels of statuten tijdens de vergadering. Dit kan helpen om de werking van de vereniging te verbeteren en aan te passen aan de huidige noden.
3. Verzekeringen en contracten: Vergeet niet om de bestaande verzekeringen en contracten te evalueren. Dit is hét moment om eventuele wijzigingen of vernieuwingen voor te stellen. Zo zorg je ervoor dat de vereniging goed beschermd is en de contracten up-to-date zijn.
4. Algemene mededelingen en problemen: Gebruik deze tijd om algemene mededelingen te doen en problemen of zorgen te bespreken die mogelijk niet onder andere agendapunten vallen. Dit helpt om transparantie te waarborgen en eventuele kwesties tijdig aan te pakken.
5. Discussies over reglementen en huisregels: Neem de tijd om de reglementen en huisregels door te nemen, vooral wanneer er mogelijke aanpassingen of verduidelijkingen nodig zijn. Dit zorgt ervoor dat alle mede-eigenaars op de hoogte zijn van de geldende regels.

---

Verplichte extra stappen

Naast de agendapunten zijn er specifieke wettelijke regels die je moet volgen bij het plannen en uitvoeren van de vergadering. Hieronder vind je de aanvullende stappen die je moet nemen om te voldoen aan de wettelijke eisen.

• De uitnodigingen voor de vergadering: De uitnodigingen moeten minimaal 15 dagen voor de vergadering naar alle mede-eigenaars verstuurd worden. Deze uitnodiging moet de agenda, de regels voor de raadpleging van documenten, en de plaats, datum en het uur van de vergadering bevatten.

---

• Het aanwezigheidsquorum: Om de vergadering geldig te laten zijn, moeten er genoeg mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Bij een gewone vergadering moet ten minste de helft van de aandelen vertegenwoordigd zijn. Voor sommige belangrijke besluiten, zoals wijzigingen in de regels of grote uitgaven, is een hoger quorum nodig.

---

---

• De notulen (het verslag): Na de vergadering stel je de notulen op waarin je alle genomen besluiten vastlegt. Zorg ervoor dat deze notulen ondertekend worden door de voorzitter, de secretaris en de aanwezige mede-eigenaars. Verzend de ondertekende notulen vervolgens binnen dertig dagen naar alle betrokken partijen.

---

• Wat na de vergadering? Vergeet niet om binnen acht dagen na de benoeming een uittreksel van de benoeming van de syndicus op een zichtbare plaats in het gebouw te hangen. Na de algemene vergadering ben je als syndicus verantwoordelijk voor het uitvoeren en bewaken van alle genomen beslissingen.

Eenvoudiger dan ooit je algemene vergadering plannen

Nu je een goed overzicht hebt van de verplichte en aanbevolen agendapunten voor de vergadering, is de volgende uitdaging natuurlijk het effectief plannen en uitvoeren ervan.

Met SyndicusOnline beschik je over krachtige tools die je helpen bij elke stap vóór, tijdens en na de algemene vergadering:

• Eenvoudige planning: SyndicusOnline maakt het opstellen en versturen van de agenda een fluitje van een cent. Maak met enkele klikken de dagorde aan, koppel de nodige documenten en volmachten, en verstuur de uitnodigingen. Dankzij onze sjablonen maak je de agenda en uitnodigingen vlotter dan ooit. Zo zie je geen belangrijke stappen over het hoofd en verloopt alles volgens de wettelijke vereisten.

---

---

• Flexibiliteit: Kies zelf of je de vergadering fysiek, volledig online of hybride organiseert. Het platform biedt je de flexibiliteit om de vorm van de vergadering aan te passen aan de behoeften van jouw vereniging.

---

• Automatische verwerking: Na de vergadering rekent het systeem automatisch de stemresultaten uit en toont direct de uitslag. De mede-eigenaars ondertekenen elektronisch, waardoor de rechtsgeldigheid gegarandeerd is en je direct duidelijkheid hebt over de genomen beslissingen. Meer informatie over hoe SyndicusOnline je helpt bij de algemene vergadering vind je hier.

---

• Ondersteuning door experts: Via het SyndicusOnline-platform sta je in direct contact met externe professionals die je verder helpen met al je vragen over mede-eigendom. Meer informatie over het expertencentrum vind je hier.