Inhoud van deze Blog
Elk gebouw met meer dan één appartementseigenaar vereist wettelijk een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME). Deze vereniging beheert de gemeenschappelijke delen en beschermt de belangen van alle eigenaars. In dit artikel bekijken we de stappen die je moet nemen bij het oprichten van de VME van je gebouw.
Stap 1: De oprichting
In Vlaanderen wordt een Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) automatisch opgericht zodra een gebouw meer dan één eigenaar heeft. Als mede-eigenaar is het eigenlijke ‘oprichten’ van de VME dus de makkelijkste stap, je hoeft namelijk niets te doen! Alleen de projectontwikkelaar moet samen met de notaris de basisakte en het reglement van mede-eigendom, die samen ook wel eens de statuten genoemd worden, aanmaken en inschrijven bij de AAPD.
De statuten
Bij de oplevering van het gebouw zijn er al twee belangrijke documenten in orde: de basisakte en het reglement van mede-eigendom. Deze documenten vormen samen de statuten van de VME. Als syndicus of mede-eigenaar is het belangrijk om te weten wat erin staat beschreven.
1: De basisakte
De basisakte is het juridische fundament voor de werking van de VME. Dit document beschrijft hoe het gebouw is verdeeld: de appartementen, de gemeenschappelijke ruimtes zoals trappenhuizen en liften, en hoe de VME kosten en lasten verdeelt.
2: Het reglement van mede-eigendom
Dit reglement bevat de regels en voorschriften voor het dagelijks leven binnen het mede-eigendom. Het legt zaken vast zoals het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes, maar ook de rechten en plichten van de bewoners en hoe besluiten genomen worden.
Stap 2: De syndicus en de eerste algemene vergadering
De eerste algemene vergadering
De eerste algemene vergadering is een cruciaal moment in het leven van een VME. Tijdens deze vergadering worden de basisprincipes van het beheer en het samenleven in het gebouw vastgelegd. Deze zaken moet je bespreken:
- Goedkeuren van het reglement van interne orde: Dit ontwerp wordt door de VME of de syndicus opgesteld en tijdens de eerste vergadering besproken en goedgekeurd of gewijzigd. Het moet in overeenstemming zijn met de basisakte van het gebouw. Pas op: verwar dit document niet met het reglement van mede-eigendom!
- Opstarten en beheren van de financiële middelen van de VME: Zie stap 3.
- Oprichten van de Raad van Mede-eigendom: Dit orgaan is enkel verplicht bij meer dan 20 kavels (exclusief kelders, garages en parkeerplaatsen).
- Aanstellen van een syndicus: Als er bij de oplevering een tijdelijke syndicus werd aangesteld, eindigt diens mandaat bij de start van de eerste algemene vergadering. Tijdens deze vergadering kiezen de mede-eigenaars een (nieuwe) syndicus die het beheer van de VME voor de komende termijn op zich zal nemen.
De hierboven besproken agendapunten zijn specifiek voor de eerste algemene vergadering. Op deze vergadering moet je echter ook al rekening houden met de regels en de agendapunten van de standaard algemene vergadering—deze vind je hier.
De syndicus
Zoals hierboven besproken, verkiest de VME een nieuwe syndicus tijdens de eerste algemene vergadering. Hierbij is het belangrijk dat je de verschillen tussen een professionele en een vrijwillige syndicus vergelijkt, en beslist welke van de twee bij de VME past. Dit artikel kan je daarbij helpen.
Belangrijk: Sinds 2017 moeten VME’s hun syndicus registreren bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) voor extra transparantie. Vergeet niet om dit op tijd te doen – uiterlijk de werkdag vóór de start van de syndicus. Als de syndicus minder dan acht werkdagen voor de start benoemd wordt, moet de inschrijving binnen acht werkdagen na de benoeming gebeuren.
Heeft je VME voor een vrijwillige syndicus gekozen? Lees hier meer over je taken als vrijwillige syndicus.
Stap 3: Het opstarten van het financieel beheer
Een goed financieel beheer is essentieel voor het functioneren van de VME. Daarom opent de syndicus een bankrekening op naam van de VME om de gemeenschappelijke fondsen te beheren. Op deze rekening stort je de bijdragen van de mede-eigenaars, om toekomstige uitgaven van de VME te bekostigen.
Kapitaal en reserve
De rekening van je VME bestaat uit twee verplichte fondsen:
-
Werkkapitaal: Deze rekening is vergelijkbaar met een zichtrekening en is bedoeld voor dagelijkse uitgaven zoals onderhoud en nutsvoorzieningen.
- Het werkkapitaal wordt aangevuld met maandelijkse of driemaandelijkse (afhankelijk van de statuten) voorschotten van de mede-eigenaars. Bij de jaarlijkse begroting wordt het overschot terugbetaald of het tekort aangevuld.
-
Reservekapitaal: Deze rekening is vergelijkbaar met een spaarrekening en is voor grotere, minder frequente uitgaven zoals groot onderhoud of vervangingen (bijvoorbeeld een nieuw dak of lift). Er moet een minimumbedrag staan op het reservefonds, dat afhangt van het aantal appartementen en de geschatte kosten.
- De bijdragen aan het reservefonds gebeuren maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Op jaarbasis mogen ze samen niet minder dan 5% van de totale uitgaven van het vorige boekjaar bedragen.
Begroting en boekhouding
Stel een begroting op voor het komende jaar die alle verwachte inkomsten en uitgaven dekt. Een transparante boekhouding is noodzakelijk om de financiële situatie van de VME helder en begrijpelijk te houden voor alle bewoners.
Tip: Bij een gebouw met minimaal 15 appartementen kan je, om het gebouw meer technisch in orde en energiezuinig te maken, een renovatiemasterplan aanvragen bij het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap. Meer hierover lees je hier.
Stap 4: Verzekering, documentatie en communicatie
Verzekering
De enige verplichte verzekering is de aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus, bij een vrijwillige syndicus betaalt de VME deze. Daarnaast moet je, afhankelijk van de statuten, gewoonlijk ook een verplichte blokpolis (een brandverzekering voor het gebouw) afsluiten. Zelfs wanneer deze polis niet verplicht is, is het sterk aangeraden om te overwegen er een af te sluiten.
Documentatie
Zorg er als syndicus voor dat alle belangrijke documenten goed worden opgeslagen. Denk aan de basisakte, het reglement van mede-eigendom, en de notulen van de algemene vergadering. Deze documenten zijn belangrijk en moeten dus toegankelijk zijn voor alle mede-eigenaars.
Communicatie
Goede communicatie tussen de syndicus en de mede-eigenaars is essentieel. Houd alle bewoners dus op de hoogte van belangrijke zaken zoals financiële updates, werkzaamheden, en andere relevante informatie. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt voor een soepel verloop van de zaken.
Klaar om te starten?
De start van je VME lijkt misschien ingewikkeld, maar met deze stappen krijg je zeker alles op de rails. Zorg er dus voor dat je de nodige documenten correct opstelt, een helder financieel beheer opzet, en goed communiceert met alle betrokkenen.
Daarnaast biedt het SyndicusOnline-platform je de complete oplossing voor een efficiënt en probleemloos beheer. Met onze krachtige boekhoudtool, naadloze interne communicatie en uitgebreide ondersteuning bij het organiseren en uitvoeren van je algemene vergadering, ben je verzekerd van een soepele start en een vlot verloop.
Probeer SyndicusOnline nu 30 dagen gratis
Ontdek hoe SyndicusOnline je helpt bij het oprichten en beheren van je VME door het 30 dagen gratis te proberen! Of maak een afspraak met onze expert.