De algemene vergadering voorbereiden als vrijwillige syndicus: Waar moet je op letten?

Planning is prioriteit

De Algemene Vergadering vindt jaarlijks plaats. De datum wordt gekozen bij de oplevering van de nieuwbouw en blijft daarna steeds dezelfde. Hier mag slechts 14 dagen van afgeweken worden, zodat elke mede-eigenaar de planning kent en maximaal aanwezig kan zijn. SyndicusOnline helpt je met het oplijsten en afvinken van alle wettelijke verplichtingen, zodat jij je enkel nog hoeft te focussen op een aangename vergadering.

Agenda en stemming

Enkele weken voor de Algemene Vergadering verzamel je de agendapunten. Elke eigenaar kan onderwerpen indienen, die besproken worden tenzij er al een besluit over is genomen. Het is handig om onderwerpen praktisch te omschrijven en op te splitsen in hapklare subthema’s.

SyndicusOnline ondersteunt je bij het bundelen van agenda-items en documenten zoals beeldmateriaal, offertes of volmachten en geeft je templates om de planning nog vlotter te maken. Je kiest zelf of de vergadering fysiek, volledig online of hybride doorgaat.

Daarnaast zorgen we voor een veilige en efficiënte stemming, waarbij elke mede-eigenaar mobiel stemt en het overzicht behoudt via de interface. Het platform zorgt voor het verslag en laat dit door elke mede-eigenaar in het systeem ondertekenen. Zo garanderen we een vlotte en rechtsgeldige gang van zaken.

Hoe stem je tijdens de algemene vergadering?

Het stemmen op de algemene vergadering verloopt via een gestructureerd proces, waarbij elke mede-eigenaar hun stem kan uitbrengen over de voorgestelde agendapunten. Dit proces omvat enkele belangrijke stappen:

1. Aanwezigheidsquorum: Vooraleer de stemming kan starten, moet je eerst het aanwezigheidsquorum controleren. Dit is het minimumaantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars dat nodig is om rechtsgeldig te kunnen stemmen.
2. Stemgerechtigdheid: Enkel mede-eigenaars of hun gemachtigden hebben het recht om te stemmen. Het is dus belangrijk om eventuele volmachten tijdig te verzamelen en te registreren.
3. Stemmen: Elke mede-eigenaar stemt via het platform, dit kan eenvoudig met hun smartphone, tablet of computer. Afhankelijk van het type besluit kunnen er verschillende soorten meerderheden nodig zijn: voor lopende beslissingen heeft de algemene vergadering een absolute meerderheid van stemmen nodig (50% + 1 stem). Voor andere, meer structurele beslissingen is 75%, 80% of zelfs een eenparigheid (100%) van stemmen vereist.
4. Stemresultaten: Na het stemmen worden de resultaten automatisch berekend en weergegeven. Hierdoor is er direct duidelijkheid over de genomen beslissingen.
5. Verslag en ondertekening: Na afloop van de vergadering wordt een volledig verslag opgesteld, dat elektronisch wordt ondertekend door alle mede-eigenaars. Hierdoor is de rechtsgeldigheid van het verslag gewaarborgd.

Ervaar het zelf

Met de juiste voorbereiding en kennis maak je van de Algemene Vergadering een succes! Maak gebruik van onze tips en ervaar zelf hoe je deze belangrijke bijeenkomst efficiënt en stressvrij kunt organiseren met onze tools.