SyndicusOnline Blog

Stijgende energieprijzen: een Syndicus met een goede boekhouding wint altijd.

De vraag naar (duurzame) energie stijgt wereldwijd, dit voelen we in de prijs die we betalen. Woon je in een residentie, flatcomplex, of co-housing project, dan sta je zelf enkel in voor de kosten van je private delen. De vaste kosten voor gemeenschappelijke ruimtes en faciliteiten worden gedeeld met de mensen met wie je samenleeft. Al deze kosten stijgen vandaag door inflatie, daarom is een grondig beheer noodzakelijk en voordelig voor elke bewoner of eigenaar. Stel je liever geen syndicus aan om het financiële beheer te organiseren? Dan kan je aan de slag in Excel of met een tijdsbesparend onderhoudsplatform, zoals SyndicusOnline. Hieronder delen wij enkel praktische tips voor het eigen financieel beheer. 

Duidelijke regels en samenwerking tussen bewoners

Woon je in een kleinschalig project en wil je je vaste kosten gezamenlijk in handen houden? Stel dan enkele enthousiaste verantwoordelijken aan die jullie groep kunnen vertegenwoordigen. Samen staan jullie sterk en kunnen jullie de beste oplossingen en prijzen onderhandelen met jullie partners. Gezamenlijk documentbeheer met gelijke toegangsrechten is daarbij belangrijk. Iemand ontvangt de facturen en uploadt deze naar een gezamenlijk platform, waar ze boekhoudkundig verwerkt worden. Kom regelmatig eens samen en bespreek de gemaakte kosten. 

Groepsverbruik- en onderhandeling

Stel duidelijke regels omtrent het gebruik van gezamenlijke ruimtes en het verbruik van zaken zoals water, elektriciteit, hygiënisch en esthetisch onderhoud. Iedereen wil een prachtige en leefbare tuin, maar ga na waar je kan besparen in vaste beplanting versus seizoensaanleg. Dit geldt ook voor je water en elektriciteitsfactuur: contacteer je leverancier op regelmatige basis ter analyse van je verbruik. Zo kom je handige tips te weten en ben je steeds op de hoogte van kortingen. Blijven je kosten hoog? Overweeg op jaarbasis de marktvoorwaarden en eventuele overschakeling naar een andere geschikte partner. Een duidelijke boekhouding, biedt onmiddellijk overzicht in al je leveranciers. Maak een planning op om deze op regelmatige basis door te lichten. Stel een maand-, kwartaal- of jaarplanning op. 

Luxe versus noodzaak

Elke investering dient met een bepaalde quotiteit goedgekeurd te worden door de gemeenschap. Bepaalde uitgaven dienen door iedereen, door 80% of door 50% van de eigenaars bevestigd te worden. Dit gebeurt 1x per jaar tijdens de Algemene Vergadering. Jullie dienen een afrekening op te stellen en jaarlijks voor te leggen ter goedkeuring bij alle eigenaars. De omlijsting van toekomstige uitgaven helpt bij het berekenen van de nodige reserves. Uitzonderlijke kosten kunnen gedekt worden door dit reservefonds, zoals de heraanleg van een dak, de aanschaf van elektrische laadpalen of de renovatie van de terrassen. Reken steeds op voorhand welke noodzakelijke investeringen gepland dienen te worden in de komende jaren. 

Het is belangrijk de last van deze eenmalige kosten te verspreiden via jaarlijkse bijdragen aan het reservefonds. Stuur hiervoor betaal uitnodigingen en houdt netjes bij welke eigenaar wel of niet betaalde. Indien nodig dien je herinneringen uit te sturen of boetes voor laattijdige betalers. Wil je hieraan niet te veel tijd verliezen? SyndicusOnline biedt je hiervoor de nodige automatiseringen. Jij dient enkel de budgetten in te geven en de nodige contactgegevens. 

Wil je meer weten? Zorg dan zeker dat je professioneel ondersteund wordt. Met de juiste ondersteuning én met jouw inzet en enthousiasme, houden jullie de energiefactuur en andere kosten binnen de perken. Zo biedt het team van SyndicusOnline je elke werkdag ondersteuning op maat wanneer nodig.