SyndicusOnline Blog

De Algemene Vergadering voorbereiden als doe-het-zelf syndicus. Waar moet je op letten?

In woongemeenschappen waar meerdere eigenaars of bewoners samenwonen moet er uiteraard overleg gepleegd worden om gezamenlijke beslissingen te nemen. Samen kom je tot een leefbare situatie, waarin elke eigenaar en bewoner zich comfortabel voelt. Gedeelde kosten en investeringen moeten besproken en goedgekeurd worden, maar ook regels over de leefbaarheid. Deze praktische zaken gebeuren tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering (AV). SyndicusOnline biedt hiervoor een gebruiksvriendelijke interface. Ons platform begeleidt de geëngageerde mede-eigenaar die de taak van syndicus op zich wenst te nemen.

Planning is prioriteit

De Algemene Vergadering (AV) vindt éénmaal per jaar plaats. De datum van de allereerste AV wordt gekozen in de periode van de oplevering van de nieuwbouw. Daarna vinden alle toekomstige AV’s steeds op diezelfde datum plaats. Hiervan kan maar 14 dagen afgeweken worden. Zo kent elke mede-eigenaar de planning en wordt maximale aanwezigheid gegarandeerd. Bovendien kan op die manier de syndicus taken en investeringen mooi en tijdig agenderen en opvolgen. SyndicusOnline helpt met het oplijsten en afchecken van de nodige wettelijke verplichtingen.

Agenda en stemming verlopen vlot

Enkele weken voor de AV worden de agendapunten verzameld. Elke eigenaar kan onderwerpen indienen. Deze items komen aan bod, tenzij er al een finaal besluit werd genomen in een voorgaande AV. Wij raden aan om onderwerpen zeer praktisch te omschrijven en eventueel op te splitsen in hapklare sub topics, zo verloopt de bijeenkomst en stemming het meest efficiënt. SyndicusOnline ondersteunt bij het bundelen van agenda-items en ondersteunende documenten, zoals beeldmateriaal, offertes of volmachten. Onze software garandeert een veilige en efficiënte stemming. Elke mede-eigenaar kan zich op voorhand aanmelden en bewaart het overzicht tijdens de vergadering via de interface. Documenten kunnen naar wens uitgeprint worden. Procedures zijn vaak wettelijk bepaald en dienen strikt gevolgd te worden. Hier biedt SyndicusOnline de juiste sjablonen. Wanneer de wetgeving wordt geüpdatet, zorgen wij dat jouw organisatie correct en vlot verloopt en jullie als eigenaars de juiste tools ter beschikking hebben.

Fysiek, online of hybride?

Traditioneel verloopt de AV volgens een fysieke bijeenkomst. Er wordt vaak een hapje en drankje aangeboden. Alle eigenaars ontmoeten elkaar in persoon. Bij investeringsvastgoed zien sommige eigenaars elkaar slechts eenmaal per jaar en dat is geen overbodige luxe om goed te kunnen overleggen. In coronatijden kan de AV daardoor in vele gevallen niet plaatsvinden, want grote bijeenkomsten worden verboden. Zo loopt er achterstand op en praktische zaken blijven aanslepen. SyndicusOnline biedt een gebruiksvriendelijk online alternatief. De vergadering kan live doorgaan, in hybride of full-online modus. De eigenaars houden contact, stemmen gebeurt mobiel en onderwerpen worden volwaardig behandeld. Zowel bij een fysiek als online AV zorgt SyndicusOnline voor het verslag en laat alle mede-eigenaars centraal ondertekenen waar nodig. Zowel tijdens als na corona, zorgen wij zo voor een efficiënte, rechtsgeldige alsook milieuvriendelijke gang van zaken.