Hoe verander ik van syndicus?

Elke VME heeft wettelijk een syndicus nodig. Maar wat doe je als je merkt dat je syndicus niet voldoet aan wat jouw gebouw nodig heeft? Of nog vervelender, dat bepaalde taken fout of zelfs niet uitgevoerd worden? Het goede nieuws is dat je te allen tijde van syndicus kunt veranderen, al zijn er daarbij wel regels die je moet volgen.

Redenen om het contract stop te zetten

Een syndicus werkt altijd met een ambtstermijn, maar in principe kan je het contract altijd vroeger stopzetten. Als je niet wil wachten tot de termijn afgelopen is, heb je wel een duidelijke reden nodig, met bewijsstukken. Anders zal je een schadevergoeding moeten betalen.

Een belangrijke factor is het contract zelf. Niet elk syndicuscontract is namelijk hetzelfde. Lees dit document dus grondig door en hou rekening met de specifieke afspraken die erin beschreven staan.

Voorbeelden van redenen om van syndicus te willen veranderen:

• Gebrek aan communicatie: De syndicus informeert mede-eigenaars niet over (alle) belangrijke zaken of houdt geen contact.
• Verlies van vertrouwen: De belangen van de VME worden niet verdedigd in juridische context.
• Niet-uitgevoerd werk: Zaken die tijdens de algemene vergadering zijn afgesproken, worden niet gerealiseerd.
• Slechte financiële afhandeling: Betalingen aan leveranciers blijven uit, of de syndicus maakt grove (inschattings)fouten.
• Geen naleving van de regels: De syndicus handhaaft de mede-eigendomregels niet.
• Geen organisatie van de AV of ontbrekende notulen: De syndicus verzuimt de Algemene Vergadering te organiseren of notulen te nemen.

Afhankelijk van of je nu wel of geen wanbeheer kunt bewijzen, heb je verschillende opties, die we in de volgende paragraaf bespreken.

---

Manieren om het ontslag te formaliseren

Afhangend van de situatie heb je 3 opties:

1. Heb je geen dringende reden? Dan wacht je op de jaarlijkse algemene vergadering.
   Het handigste moment is tijdens de jaarlijkse algemene vergadering waarop de ambtstermijn van de syndicus verloopt. Tijdens deze AV wordt namelijk automatisch gestemd of de VME de syndicus wil herbenoemen of niet. Wordt de huidige syndicus niet herbenoemd, dan dien je deze schriftelijk op de hoogte te stellen van het ontslag, zoals wettelijk vereist. Controleer ook het contract voor bepalingen rond de opzegtermijn.
2. Bij bewezen wanbeheer roep je een bijzondere algemene vergadering bijeen.
   Wanneer er bewijs is van langdurig wanbeheer door de syndicus, kan je een bijzondere algemene vergadering bijeenroepen met als enige agendapunt het ontslag van de syndicus. Hiervoor heb je wel de steun nodig van enkele mede-eigenaars die samen minimaal 20% van de VME-aandelen vertegenwoordigen. Zodra er voldoende steun is, informeer je de syndicus per post en vraag je om de vergadering te organiseren. Net als bij de jaarlijkse AV is hier een absolute meerderheid (50%+1) nodig om de syndicus daadwerkelijk te ontslaan. Bij deze optie moet er een gegronde reden van ontslag zijn, of je riskeert een schadevergoeding.
3. Bij extreme gevallen contacteer je de vrederechter.
   Als laatste optie, en in uitzonderlijke gevallen, kun je de vrederechter vragen om het contract van de syndicus te ontbinden. Er is dan geen algemene vergadering nodig, maar je moet wel officieel bezwaar maken en een ernstige fout kunnen aantonen. Indien de vrederechter instemt met het ontslag, zal hij of zij een tijdelijke syndicus aanstellen voor de VME.

Meer info over hoe je het contract met de syndicus beëindigt, vind je hier.

---

Overdracht van gegevens aan de nieuwe syndicus

Een VME mag nooit zomaar zonder syndicus vallen. Je moet dus tijdens dezelfde AV een nieuwe syndicus aanstellen. (Als het ontslag via de vrederechter plaatsvindt, zal deze automatisch een tijdelijke syndicus aanstellen.) Het is dus belangrijk om vóór de vergadering een nieuwe syndicus te vinden. Vermeld in de notulen van de vergadering de naam, contactgegevens en startdatum van de aangestelde syndicus.

De nieuwe syndicus moet vervolgens contact opnemen met zijn of haar voorganger voor de overdracht van de beheerinformatie. De vorige syndicus heeft één maand om alle noodzakelijke gegevens over te dragen en twee maanden om de financiële middelen van de VME over te maken naar de rekening die de nieuwe syndicus opent.

Bij de overdracht is het belangrijk dat de nieuwe syndicus:

1. Een bankrekening opent op naam van de VME en zich als gemachtigde registreert.
2. Alle relevante informatie van de voormalige syndicus ontvangt, inclusief een lijst van alle mede-eigenaars, eventuele bouwplannen, lopende dossiers en bankafschriften.
3. De statuten grondig doorleest en erop toekijkt dat de VME ze naleeft.
4. Notulen van vergaderingen vastlegt en contracten met leveranciers aangaat en opvolgt.
5. Het nieuwe syndicusmandaat registreert in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen).

Kiest je VME ervoor om van syndicus te veranderen en een van de mede-eigenaars tot vrijwillige syndicus te benoemen? SyndicusOnline staat voor je klaar om je bij elke stap te helpen. We hebben een platform dat je overal bij helpt – van je boekhouding tot het plannen en uitvoeren van algemene vergaderingen!