De boekhouding van een kleine VME

1. De wettelijke verplichtingen voor een kleine VME

Een kleine VME, met minder dan 20 kavels, dient géén dubbele boekhouding te voeren en is wettelijk in orde met een vereenvoudigde boekhouding. Deze boekhouding moet ten minste een weerspiegeling zijn 
van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de kasmiddelen, alsook van de mutaties van
beschikbare middelen in contant geld of op de rekeningen, van het bedrag van het werkkapitaal en het
reservekapitaal.

De syndicus van zo'n VME dient dus de volgende documenten op te stellen:

  • een inkoopdagboek (afrekeningen van de VME)
  • een financieel dagboek (uittreksels van de rekeningen) 

In elk geval dient de syndicus, ook voor een kleine VME, elke boeking uit te voeren aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk opgeslagen in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek.

Deze verantwoordingsstukken dienen 7 jaar bewaard te worden, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting van het boekjaar volgt.

Dit alles dient zo transparant en overzichtelijk mogelijk gedaan te worden, opdat iedere belanghebbende (de commissaris van de rekeningen én de bewoners van de VME) dit voortdurend ter beschikking kan hebben.

Minstens één keer per jaar dient de VME een jaarrekening op te maken.  

2. Een boekhouding via SyndicusOnline

Door digitalisering en het vereenvoudigen van enkele procedures, is het echter voor iedereen mogelijk om via SyndicusOnline een dubbele boekhouding te voeren. Het extra werk dat deze dubbele boekhouding komt uiteindelijk enkel neer op het afpunten van de facturen/voorschotten met de betalingen, maar dat kan deels automatisch en deels via een zeer eenvoudige interface. Zo wegen de nadelen van de dubbele boekhouding voor zelfs een zeer kleine VME niet op tegen de voordelen die SyndicusOnline biedt:

  • Met enkele muisklikken kan u een (eind-)afrekening opmaken en afdrukken.
  • Uw mede-eigenaars krijgen online toegang tot hun afrekeningen en de staat van hun rekeningen
  • U kan de rekencommissaris online toegang geven tot een read-only versie van de boekhouding
  • U kan via Codabox uw bankafschriften automatisch laten inboeken